Tìm hiểu về bước Xử lý Hành chính Sau phỏng vấn (Visa Administrative Processing): Hướng dẫn dành cho Người nước ngoài

Đối với những người nước ngoài đang xin visa Hoa Kỳ, việc được thông báo rằng hồ sơ của mình cần "xử lý hành chính" sau buổi phỏng vấn visa, điều này khiến đương đơn khó tránh khỏi sự lo lắng. Bước rà soát bổ sung này có thể làm gián đoạn các kế hoạch đi lại đã được chuẩn bị kỹ càng, ngày bắt đầu công việc, các cuộc đoàn tụ gia đình hoặc cơ hội học tập. Hiểu rõ bản chất của xử lý hành chính và cách ứng phó hiệu quả có thể giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và kiểm soát sự chậm trễ một cách chủ động.

1. Xử lý hành chính visa là gì?

"Xử lý hành chính" là thuật ngữ mà các cơ quan lãnh sự Hoa Kỳ sử dụng khi đơn xin visa không thể được chấp thuận ngay tại thời điểm phỏng vấn. Theo Sổ tay Ngoại giao (FAM), xử lý hành chính được định nghĩa là “các thủ tục xác minh hoặc việc chuyển hồ sơ đến Bộ Ngoại giao”.

Theo hướng dẫn mới đây từ Hiệp hội Luật sư Di trú Hoa Kỳ (AILA), điều này xảy ra khi FAM đề cập đến việc xử lý trường hợp bị từ chối theo Điều khoản 221(g) của Luật Di trú và Quốc tịch Hoa Kỳ (INA) trong hai tình huống: khi đương đơn cung cấp tài liệu bổ sung, hoặc khi hoàn tất xử lý hành chín.

Việc từ chối cấp thị thực theo Điều 221(g) có nghĩa là đương đơn chưa chứng minh được đủ điều kiện để được cấp visa theo đánh giá của viên chức lãnh sự, như yêu cầu trong Điều 291 INA. Quan trọng là, các trường hợp bị đưa vào xử lý hành chính sẽ hiển thị trạng thái “Refused” (từ chối) trên hệ thống CEAC cho đến khi hoàn tất quá trình, mặc dù đây không phải là quyết định từ chối cuối cùng. 

Tính minh bạch hạn chế theo hệ thống: FAM hướng dẫn rõ ràng rằng viên chức lãnh sự không nên tiết lộ cho đương đơn hay luật sư lý do cụ thể vì sao hồ sơ được chuyển sang xử lý hành chính, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch hoặc xin ý kiến chuyên môn. Việc thiếu minh bạch này khiến đương đơn khó hiểu được nguyên nhân gây ra sự chậm trễ và gây lo lắng cho họ.

2. Nguyên nhân thường gặp dẫn đến xử lý hành chính

Theo hướng dẫn của AILA, các nguyên nhân phổ biến có thể dẫn đến quá trình xử lý hành chính bao gồm:

• Thiếu tài liệu: Nguyên nhân thường gặp nhất là do hồ sơ xin visa thiếu các tài liệu bắt buộc. Viên chức lãnh sự sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung và ghi rõ các tài liệu cần thiết phải được nộp trong vòng 1 năm để tránh bị từ chối.
• Cần tham vấn thêm: Viên chức có thể cần tham vấn nội bộ hoặc xin ý kiến tư vấn từ Bộ Ngoại giao nếu phát sinh vấn đề trong cuộc phỏng vấn hoặc có thông tin trong hồ sơ khiến họ không thể ra quyết định ngay lập tức. Trường hợp này thường yêu cầu ý kiến tư vấn từ Văn phòng Pháp lý thuộc Cục Lãnh sự.
• Trùng thông tin trong cơ sở dữ liệu: Mọi đương đơn xin visa đều được kiểm tra sinh trắc học và thông tin cá nhân với nhiều hệ thống dữ liệu. Nếu có nghi vấn trùng với cá nhân nằm trong danh sách theo dõi của chính phủ Hoa Kỳ, viên chức phải xác minh người nộp đơn không phải là đối tượng bị theo dõi trước khi cấp visa.
• Lo ngại về Danh sách Cảnh báo Công nghệ (TAL): Một số hồ sơ có thể bị xử lý hành chính nếu lĩnh vực học thuật hoặc thương mại của đương đơn nằm trong danh sách TAL – những ngành có nguy cơ chuyển giao công nghệ bất hợp pháp. Khi gặp tình huống này, viên chức bắt buộc phải gửi yêu cầu về Bộ Ngoại giao để được đánh giá xem mức độ rủi ro có dẫn đến từ chối visa hay không.
• Kiểm tra an ninh: Bao gồm các loại sau:
  • Kiểm tra tên để đối chiếu về dữ liệu sinh trắc học hoặc thông tin tiểu sử trong danh sách theo dõi (được gọi là “Visa Donkey”). 
  • Mối lo ngại liên quan đến công nghệ theo Ý kiến cố vấn An Ninh liên quan đến công nghệ nhạy cảm hoặc công nghệ lưỡng dụng (được gọi là “Visa Mantis”). 
  • Các đánh giá dựa trên quốc tịch đối với công dân đến từ một số quốc gia nhất định, đặc biệt là các quốc gia bị liệt kê là tài trợ khủng bố (được gọi là “Visa Condor”). 

3. Hiểu về Ý kiến Tư vấn An Ninh(SAOs)

Đối với cá nhân trong lĩnh vực công nghệ, nghiên cứu hoặc quốc gia bị giám sát, Ý kiến Tư vấn An ninh là một trong những hình thức xử lý hành chính phổ biến nhất và mất thời gian nhất. 

• Visa Donkey: Để kiểm tra tên khi tìm kiếm cơ sở dữ liệu cho thấy có thể trùng khớp với thông tin trong danh sách theo dõi.
• Visa Mantis: Dành cho các trường hợp liên quan đến công nghệ nhạy cảm hoặc công nghệ lưỡng cực.
• Visa Condor: Xảy ra do các lo ngại về an ninh quốc gia, bao gồm cả nguy cơ tiềm ẩn hoạt động khủng bố. Các yếu tố dẫn đến một Yến kiến cố vấn An ninh theo diện Condor thường là quốc gia nơi đương đơn sinh ra, mang quốc tịch hoặc nơi thường trú, đặc biệt nếu quốc gia đó được biết đến là quốc gia tài trợ khủng bố (bao gồm Cuba, Iran, Triều Tiên và Syria). Đương đơn thường bị áp dụng loại SAO này là những người sinh ra hoặc cư trú tại khoảng 26 quốc gia,  tuy nhiên do các tiêu chí này thuộc diện mật, danh sách chính xác các quốc gia liên quan không được công bố rộng rãi.
• Các loại SAO khác: Theo các nguồn thông tin hiện có, có khoảng 9-12 loại SAO khác nhau:
  • Visa Bear: dành cho quan chức chính phủ nước ngoài và đại diện tổ chức quốc tế
  • Visa Horse: dành cho người sở hữu thị thực ngoại giao của một số quốc tịch nhất định
  • Visa Pegasus: dành cho quan chức của Cộng đồng các Quốc gia Độc lập (CIS).
  • Visa Eagle: dành cho một số công dân xin thị thực định cư hoặc thị thực K.
  • Visa Merlin: dành cho người tị nạn và người xin tị nạn.

Bộ Ngoại giao cho biết 80% các SAO được xử lý trong vòng 2 tuần, tuy nhiên thời gian trung bình để hoàn tất SAO vẫn chưa được công bố. Theo Bộ Ngoại giao, hầu hết các thủ tục hành chính, bao gồm cả SAO đều được hoàn tất trong vòng 60 ngày kể từ ngày phỏng vấn thị thực. FBI cho biết 97% một số loại SAO hoàn tất trong vòng 120 ngày. Trong những trường hợp liên quan đến công nghệ nhạy cảm, thời gian xử lý có thể kéo dài từ 2 tuần đến 6 tháng.

4. Những thay đổi gần đây ảnh hưởng đến thời gian xử lý

Ngày 18/6/2025, Bộ Ngoại giao yêu cầu mở rộng việc xét duyệt mạng xã hội bắt buộc đối với toàn bộ đương đơn xin visa F, M, J (du học và trao đổi), yêu cầu đương đơn công khai toàn bộ tài khoản mạng xã hội để viên chức lãnh sự rà soát kỹ càng.

Mặc dù hiện tại quy định này chỉ áp dụng cho visa du học và trao đổi, nhưng đây là dấu hiệu cho thấy xu hướng siết chặt kiểm tra an ninh có thể sẽ được mở rộng sang các loại visa khác trong tương lai.

5. Những điều cần lưu ý về quá trình xử lý hành chính

• Việc thiếu minh bạch là bình thường: Viên chức lãnh sự hiếm khi cung cấp lý do cụ thể cho việc xử lý hành chính. Việc thiếu thông tin này đặc biệt gây khó khăn cho các đương đơn đang cố gắng lên kế hoạch cho việc đi lại hoặc di chuyển định cư.
• Tình trạng thị thực: Trang trạng thái thị thực sẽ hiển thị “Bị từ chối” cho đến khi quá trình xử lý được hoàn tất, sau đó sẽ cập nhật thành “Được chấp thuận” và cuối cùng là “Đã cấp”. Hầu hết các trường hợp sẽ hoàn tất trong khoảng 60 ngày, nhưng một số ít trường hợp có thể kéo dài từ vài tuần đến tối đa 12 tháng.

6. Hệ thống theo dõi chính được sử dụng trong quá trình xét duyệt thị thực

Hiểu rõ các hệ thống theo dõi và kiểm tra khác nhau có thể giúp bạn nắm bắt tốt hơn quy trình xin visa:

CEAC (Trung tâm Ứng dụng Điện tử Lãnh sự): 

Đây là cổng thông tin trực tuyến chính thức do Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ quản lý, nơi đương đơn có thể theo dõi tình trạng hồ sơ xin visa, tải lên tài liệu và nhận thông báo. Cả đương đơn xin visa định cư và không định cư đều sử dụng CEAC để theo dõi tình trạng hồ sơ của mình. Trong thời gian xử lý hành chính (administrative processing), CEAC sẽ hiển thị trạng thái “Refused” (Từ chối) cho đến khi quá trình xử lý hoàn tất và được cập nhật lại.

CLASS (Hệ thống Tra cứu và Hỗ trợ Lãnh sự): 

Đây là hệ thống cơ sở dữ liệu chính được các viên chức lãnh sự sử dụng để kiểm tra tên của các đương đơn xin thị thực và hộ chiếu. CLASS tổng hợp dữ liệu từ FBI, Cục Phòng chống Ma túy (DEA) và Bộ An ninh Nội địa (DHS) nhằm xác định các cá nhân có thể không đủ điều kiện cấp visa hoặc cần được xử lý đặc biệt. Theo báo cáo của chính phủ, tính đến năm 2012, CLASS đã chứa hơn 42,5 triệu bản ghi. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Bộ Ngoại giao chủ yếu hoạt động như một cơ quan cung cấp quyền lợi, không phải là cơ quan thực thi pháp luật.

Khi hệ thống CLASS phát hiện một “kết quả trùng khớp”, viên chức lãnh sự thường chỉ được cung cấp thông tin tóm tắt hạn chế, cho thấy có thể có sự trùng khớp, chứ không phải toàn bộ hồ sơ chi tiết hoặc báo cáo điều tra. Để đưa ra quyết định cuối cùng, Bộ Ngoại giao cần yêu cầu xác minh từ các cơ quan thực thi pháp luật thực tế như FBI, DEA hoặc CIA – những nơi nắm giữ hồ sơ chi tiết. Chính vì vậy, các Ý kiến Cố vấn An ninh thường là cần thiết và có thể mất nhiều thời gian để hoàn tất.

CCD (Cơ sở Dữ liệu Hợp nhất Lãnh sự): 

Đây là một cơ sở dữ liệu toàn diện, lưu trữ hơn 290 triệu hồ sơ hộ chiếu, 184 triệu hồ sơ visa và 25 triệu hồ sơ công dân Hoa Kỳ sinh sống ở nước ngoài. Thông qua CCD, viên chức lãnh sự có thể truy cập toàn bộ lịch sử xin visa của một đương đơn, bao gồm các đơn trước đây, tình trạng được phê duyệt hay từ chối, và các ghi chú của các viên chức từng xử lý hồ sơ trước đó.

Các hệ thống này phối hợp chặt chẽ trong quá trình xét duyệt thị thực. Việc hiểu được vai trò của từng hệ thống có thể giúp lý giải vì sao thời gian xử lý visa có thể khác nhau và vì sao một số hồ sơ cần được rà soát kỹ lưỡng hơn.

Xử Lý Lặp Lại (Recurring Processing): 

Một số đương đơn có thể bị áp dụng quy trình xử lý hành chính mỗi khi xin visa, đặc biệt nếu chính sách liên ngành yêu cầu. Việc xem lại các chú thích trên visa cũ có thể giúp dự đoán trước những khả năng bị chậm trễ trong tương lai.

7. Khuyến nghị thực tế để ứng phó với xử lý hành chính

Chuẩn bị tài liệu

• Chuẩn bị kỹ lưỡng: Đến buổi phỏng vấn xin thị thực với đầy đủ hồ sơ và trình bày rõ ràng về lý lịch và mục đích nhập cảnh.
• Đối với người làm trong lĩnh vực công nghệ:  
  • Mô tả chi tiết công việc.
  • Cung cấp bằng chứng rằng công nghệ bạn làm không nhạy cảm hoặc thuộc phạm vi thương mại công khai.
  • Nếu công nghệ không cần giấy phép xuất khẩu, cần nêu rõ.
  • Chứng minh không có nguy cơ sử dụng công nghệ lưỡng dụng.

Trong quá trình xử lý hành chính 

• Tuân thủ Hướng dẫn của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ (DOS): Chờ ít nhất 180 ngày trước khi gửi yêu cầu về tình trạng hồ sơ, trừ trường hợp khẩn cấp. Sau đó, hãy liên hệ với cơ quan lãnh sự qua các kênh chính thức, và nếu không nhận được phản hồi trong vòng 30 ngày, hãy liên hệ lại.
• Tránh nộp lại đơn xin thị thực: Nộp đơn xin thị thực mới trong khi đơn xin thị thực đang chờ xử lý sẽ không có ích và thường gây ra thêm sự chậm trễ.
• Ghi chép đầy đủ: Lưu giữ hồ sơ chi tiết về mọi thông tin liên lạc với cơ quan lãnh sự và mọi hướng dẫn nhận được.

Xem thêm: Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ tuân thủ đầy đủ Đạo luật Thông tin Thanh toán Liêm chính năm 2019 trong năm tài chính 2024

8. Khi nào cần tìm kiếm sự trợ giúp

Hướng dẫn từ AILA (Hiệp hội Luật sư Di trú Hoa Kỳ) đề xuất một số phương án can thiệp khi quá trình xử lý hành chính kéo dài vượt quá thời gian thông thường:

• Liên hệ với Văn phòng Dân biểu: Đây có thể là lựa chọn hữu ích trong các trường hợp bị trì hoãn quá lâu hoặc có yếu tố nhân đạo đặc biệt. Tuy nhiên, yêu cầu liên hệ phải được thực hiện bởi người bảo lãnh đang cư trú tại Hoa Kỳ hoặc thành viên gia đình của đương đơn.
• Khởi kiện liên bang: Trong những tình huống nghiêm trọng, có thể xem xét đệ đơn kiện bắt buộc (mandamus) để yêu cầu tòa án buộc chính phủ phải đưa ra quyết định. Tuy nhiên, việc này cần được thực hiện với sự hỗ trợ của luật sư giàu kinh nghiệm, am hiểu về quy trình khởi kiện chính phủ liên bang.
• Yêu cầu xử lý khẩn cấp: Nếu có nhu cầu nhân đạo hoặc kinh doanh cấp bách, bạn có thể nộp yêu cầu xin được xét duyệt nhanh. Tuy nhiên, việc chấp thuận yêu cầu này không được đảm bảo và phụ thuộc vào đánh giá của viên chức lãnh sự.

9. Phòng ngừa và chuẩn bị trước

Mặc dù không thể hoàn toàn tránh được việc xử lý hành chính, nhưng bạn có thể thực hiện một số bước để giảm thiểu khả năng xảy ra cũng như hạn chế tác động của quá trình này:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ cần thiết đều được chuẩn bị đầy đủ và chính xác trước buổi phỏng vấn xin visa. 
• Tư vấn pháp lý: Hợp tác với luật sư di trú có kinh nghiệm để được hỗ trợ nhận diện các vấn đề tiềm ẩn và chuẩn bị các phương án ứng phó phù hợp. 
• Lập kế hoạch sớm: Bắt đầu quy trình xin visa từ sớm, trước thời điểm dự kiến đi lại hoặc định cư để có đủ thời gian xử lý nếu phát sinh sự chậm trễ. 
• Theo dõi thường xuyên: Thường xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ trên hệ thống CEAC và cập nhật các thay đổi về chính sách có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý và yêu cầu hồ sơ. 

10. Sự trấn an dành cho đương đơn

Thông thường, một hồ sơ sẽ không bị chuyển sang xử lý hành chính nếu không đủ điều kiện được cấp visa. Như được nêu rõ trong hướng dẫn của AILA, việc bị xử lý hành chính thường “cho thấy rằng đương đơn đã đáp ứng các yêu cầu theo luật định đối với loại visa đang xin… Đồng thời, điều này cũng thường có nghĩa là không có bất kỳ lý do từ chối nào hiện hữu đối với đương đơn.”

Đồng thời, tỷ lệ đương đơn thực sự bị từ chối visa sau khi trải qua xử lý hành chính là rất thấp. Mặc dù sự chậm trễ trong quá trình xử lý hành chính gây gián đoạn và đáng lo ngại, nhưng phần lớn các trường hợp được đưa vào quy trình này cuối cùng đều được chấp thuận sau khi quá trình xem xét bổ sung hoàn tất.

11. Giới hạn pháp lý quan trọng

Điều quan trọng mà các đương đơn cần hiểu là việc kháng cáo các quyết định từ chối visa là vô cùng khó khăn do tồn tại nguyên tắc “không xem xét lại quyết định của viên chức lãnh sự”. Nguyên tắc này đã được Tòa án Tối cao Hoa Kỳ tái khẳng định gần đây trong vụ Department of State kiện Muñoz (2024), theo đó các tòa án liên bang nhìn chung không có thẩm quyền xem xét các quyết định từ chối cấp visa của viên chức lãnh sự.

Nguyên tắc này dựa trên quyền toàn diện của Quốc hội trong lĩnh vực nhập cư và thực tế là Đạo luật Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (Immigration and Nationality Act) không trao quyền cho các tòa án xem xét các quyết định lãnh sự. Ngay cả trong những trường hợp hiếm hoi mà việc xem xét có thể được thực hiện (thường liên quan đến quyền hiến định của công dân Hoa Kỳ), thì chính phủ chỉ cần đưa ra một “lý do hợp pháp và thiện chí trên bề mặt” cho việc từ chối visa, và tòa án sẽ không điều tra sâu hơn về lý do đó.

Xem thêm: Cập nhật tiến độ dự án One&Only Moonlight Basin Quý 2 năm 2025

Hướng dẫn quan trọng dành cho thường trú nhân có điều kiện bị từ chối đơn I-829

12. Tương lai sắp tới

Khi việc rà soát an ninh ngày càng phức tạp, xử lý hành chính sẽ tiếp tục là một phần tất yếu trong quy trình visa. Quốc hội và các cơ quan an ninh xem SAO là cần thiết cho an ninh quốc gia khiến việc thay đổi quy trình trở nên khó khăn.

Tuy nhiên, hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ và phối hợp với luật sư di trú giỏi sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian chờ đợi và kiểm soát tác động đến kế hoạch du lịch và cuộc sống của bạn.

Điều then chốt là xây dựng tính linh hoạt trong kế hoạch di trú của bạn, đồng thời duy trì những kỳ vọng thực tế về thời gian xử lý. Đối với những người đang tìm hiểu hệ thống thị thực Hoa Kỳ, điều này có nghĩa là nên bắt đầu quy trình xin visa sớm hơn, xây dựng các kế hoạch dự phòng và làm việc chặt chẽ với luật sư di trú để ứng phó với bối cảnh ngày càng phức tạp.

---

Bài viết liên quan

• Số liệu cập nhật và Xu hướng hồ sơ EB-5 qua Trung Tâm Vùng được nộp trong FY2025 tính tới Quý 3, 2025
• Vụ kiện phản đối phí 100.000 USD cho visa H-1B của Trump
• Yêu cầu về ngôn ngữ đối với thị thực EB-5 là gì?
• USCIS ban hành nhiều quyết định từ chối I-526E do sử dụng vốn vay từ Trung tâm vùng
• Nhà đầu tư EB-5 cần làm gì khi nhận được thư từ USCIS thông báo về việc Trung Tâm Vùng bị đình chỉ hoạt động 
• Thẻ Vàng của Tổng thống Trump: Ý tưởng sáng tạo nhưng bị ràng buộc bởi các quy định pháp luật và danh sách chờ
• Breaking News - Tổng thống Trump chính thức ký sắc lệnh ban hành chương trình “Thẻ Vàng” - Triển khai cấp thị thực này theo danh mục EB1 và EB2-NIW
• Chúc mừng khách hàng nhận chấp thuận I-526E chỉ sau 6,5 tháng - Dự án ưu tiên One & Only, EB5 United ️
• EB-5 giúp nhà đầu tư phòng ngừa lạm phát và mất giá tiền tệ như thế nào?
• USCIS công bố thay đổi đầu tiên trong Bài kiểm tra Nhập tịch 2025